Les chefs de projet sont responsables de la réussite d’un projet. Leurs rôles et responsabilités varient selon le type de projet, d’équipe et d’entreprise. Quelles que soient les spécificités, ils sont tous chargés de veiller à ce que les projets atteignent leurs objectifs en gérant les communications, les délais, les ressources, les risques et les budgets. Heureusement pour nous tous (surtout si vous travaillez sur un projet de commerce électronique), il existe des pratiques standard dans presque tous les secteurs. Même si votre rôle de chef de projet peut avoir des exigences légèrement différentes au sein de votre organisation en fonction du département ou de la taille de l’équipe de projet, voici quelques bonnes pratiques à attendre de votre chef de projet de commerce électronique : –
Confirmer les hypothèses et les exigences
La réussite d’un projet dépend de la clarté de ses objectifs. Il est essentiel que votre chef de projet confirme et/ou re-confirme toutes les hypothèses, exigences et attentes clés avant même le début du projet. Outre la confirmation des hypothèses initiales, votre chef de projet doit également demander toute information manquante (par exemple, les ressources, les délais ou les budgets) afin de pouvoir créer un plan de projet.
Créer un plan de projet
Le plan de projet décrit les résultats attendus du projet. Il est composé de différents calendriers et dépendances qui comprennent toutes les tâches, étapes, produits livrables et ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Il est essentiel de connaître toutes les exigences d’un projet pour pouvoir créer un plan de projet détaillé. Si votre chef de projet n’est pas encore au courant de toutes les exigences, assurez-vous de lui fournir toutes les informations dont il a besoin pour créer le plan de projet.
Gestion du budget
Un projet réussi est un projet qui respecte le budget. La capacité à gérer le budget garantit que le projet sera mené à bien et dans les temps. Votre chef de projet doit constamment surveiller le budget et veiller à ce que le projet ne dépasse pas les fonds alloués. Qu’est-ce que cela signifie ? Pendant que vous gérez les délais et les produits livrables, le chef de projet doit gérer les coûts en révisant constamment le budget. Lorsqu’il est nécessaire d’engager un nouveau membre de l’équipe, de louer du matériel ou de réserver un lieu, le chef de projet doit être celui qui approuve ces dépenses.
Gérer les risques et les demandes de changement
Le chef de projet doit être constamment à l’affût des risques. Il doit lire toutes les exigences, vérifier s’il y a quelque chose qui pourrait potentiellement retarder le projet. Y a-t-il une ressource qui n’est pas disponible ? Y a-t-il un ensemble de compétences manquantes ? En identifiant les risques dès le début, le chef de projet peut proposer des solutions pour éviter tout retard ou problème pendant le projet. Les demandes de changement sont différentes des risques. On parle de demande de changement lorsqu’une partie prenante décide que quelque chose doit être modifié. Il peut s’agir d’un changement simple, comme le libellé d’une page du site Web, ou d’un changement aussi radical qu’une conception entièrement nouvelle du site. Votre chef de projet doit toujours être celui qui attribue la demande de changement à la partie prenante qui l’a formulée. Le chef de projet doit toujours faire savoir aux parties prenantes que leur demande va être ajoutée à la liste des demandes de changement.
Réunion(s) de lancement
Un projet n’est considéré comme démarré que lorsque l’équipe a été constituée, que les exigences ont été confirmées, que le plan du projet a été créé, que le budget a été approuvé et que les parties prenantes ont examiné le plan du projet et ont convenu qu’il était correct. Votre chef de projet doit organiser une réunion de lancement une fois que toutes ces choses ont été accomplies. La réunion de lancement est une excellente occasion de présenter les membres de l’équipe, de définir les attentes et de revoir le plan du projet. La réunion doit durer entre 2 et 3 heures. Elle doit être suivie d’un résumé de la réunion de lancement du projet, dans lequel le chef de projet doit énumérer les principales conclusions, décisions et actions prises au cours de la réunion. Ce résumé de la réunion doit être envoyé à toutes les parties prenantes et à tous les membres de l’équipe.
Organiser des réunions de synthèse
Les chefs de projet doivent organiser deux types de réunions : les réunions régulières et les réunions de synthèse. Les réunions régulières sont des réunions avec les parties prenantes, les membres de l’équipe ou d’autres départements impliqués dans le projet. Par exemple, la réunion régulière avec les parties prenantes comprend une réunion avec l’équipe marketing, l’équipe commerciale, etc. Les réunions de synthèse sont de courtes réunions avec les parties prenantes (si elles sont disponibles) pour faire le point sur l’avancement du projet. Elles sont généralement organisées à la fin de chaque phase du projet. Elles durent généralement de 5 à 15 minutes et sont dirigées par le chef de projet. Ces réunions sont un excellent moyen de rendre compte de l’avancement du projet aux parties prenantes. Elles sont également l’occasion pour les parties prenantes de fournir tout retour d’information ou toute information supplémentaire qu’elles jugent importante pour le chef de projet. Une réunion régulière est le lieu où vous discutez de l’avancement et des problèmes du projet. Au cours d’une réunion de synthèse, vous présentez les résultats de la recherche que vous avez effectuée au cours de la réunion ordinaire et vous donnez aux parties prenantes l’occasion de fournir des commentaires sur le rapport.
Passez en revue les sprints à la fin de chaque phase.
Un sprint est une unité de travail dans Scrum. Il dure généralement de deux à quatre semaines. Un sprint est une itération d’un projet. Il s’agit d’une unité de progrès. Vous pouvez le considérer comme une étape vers l’achèvement d’un projet. Les chefs de projet doivent examiner l’avancement des sprints à la fin de chaque phase. Ils doivent examiner les progrès, les dépenses et les risques liés à cette phase spécifique. S’il y a des problèmes pendant le sprint, votre chef de projet doit les résoudre immédiatement. Il doit vous faire savoir si des modifications doivent être apportées.
Conclusion
Tous les projets ont une date de fin. Votre chef de projet doit vous faire savoir quand le projet est censé se terminer. Il doit fournir une date réaliste, basée sur l’avancement actuel du projet. Votre chef de projet doit envoyer un rapport d’état du projet toutes les deux semaines. Ce rapport doit indiquer tout ce qui a été réalisé, ce sur quoi on travaille actuellement et ce qui sera fait au cours des deux semaines suivantes. Le rapport sur l’état d’avancement du projet doit également mentionner les risques auxquels le projet est confronté, les modifications demandées par les parties prenantes et le budget prévu pour les deux semaines à venir. Votre chef de projet doit toujours penser à la fin du projet. Il doit connaître la date de fin prévue et s’assurer que le projet reste sur la bonne voie.
